Requisitos para Facturación Electrónica

Una de las mayores dudas que podrías tener al crear tu empresa, es saber cuáles son los requisitos básicos para contar con un sistema de facturación electrónica y si puedes emitir comprobantes electrónicos o físicos. Y es que, acorde a a resolución de SUNAT, toda empresa que de inicio sus labores después del 1ro de enero del 2018, deberá contar con un sistema de facturación electrónica.
 
Adicional a esta norma, existen otras condiciones que determinan cuando la empresa tiene que emitir sus comprobantes de pago electrónicos. De acuerdo al monto de ingresos anuales que genere, será su fecha de obligación.

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Requisitos exigidos por la SUNAT para realizar la facturación electrónica

La Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria de Perú (SUNAT, tiene a disposición de los ciudadanos peruanos los pasos a seguir para acoplarse al nuevo régimen de facturación electrónica.

En este sentido, es importante que los empresarios tengan en cuenta los requisitos indispensables para iniciar el proceso cambio a la facturación digital.

Tener el  RUC activo

El RUC es el Registro Único de Contribuyente de Perú donde se encuentran almacenados los datos de los sujetos inscritos en actividades económicas. Todas aquellas personas que estén domiciliadas en el Perú y que realicen cualquier actividad económica que lo obliguen a pagar tributos deben estar debidamente registradas en el RUC.

Para poder realizar los trámites para el cambio a facturación electrónica debe estar activo en el RUC, sea persona natural o jurídica. Los interesados pueden consultar su estatus por la página del SUNAT, o en alguna de las oficinas más cercanas a su domicilio.

 

Tener un domicilio fiscal

Para migrar de sistema y poder emitir facturas electrónicas, las personas naturales o jurídicas deben haber confirmado su domicilio y tener las declaraciones  tributarias al día, por lo menos con  un año de anterioridad. Sólo la SUNAT es el responsable de verificar el domicilio fiscal.

Esta confirmación se puede hacer directamente por la página del SUNAT, utilizando el usuario y contraseña  de operaciones en línea, donde deberá ingresar a la casilla de “Modificación de Datos del RUC”.

¿Que debo tener en cuenta antes de implementar un sistema de facturación electrónica?

 
Existen algunas medidas básicas que debes conocer al implementar este servicio en tu empresa. A continuación te explicamos cuales son:
 

› Requisitos Básicos para Facturación Electrónica

Para que la empresa pueda operar tranquilamente con este servicio, es necesario que tenga equipos como; pc, impresoras y el servicio de internet.

Con respecto a los equipos para utilizar el servicio, la empresa puede optar por utilizar computadora de escritorio, laptop, tablet o smartphone. Lo importante es que tengan las especificaciones técnicas suficientes como para manejar una aplicación web. Por ejemplo; tener una PC con procesador i5, almacenamiento superior a los 500 Gb y memoria RAM de 4gb como mínimo, podría utilizar este servicio tranquilamente.

En el caso de las impresoras, puede optar por alguna que le permite realizar impresiones en formato A4; si es una empresa que brinda servicios, y en formato ticket; si es una empresa que vende al público directo.

También, hay que considerar que el servicio de internet a contratar sea de alta velocidad para evitar demoras en la emisión de los comprobantes.

¿Que tipo de proveedores debo considerar en mi búsqueda del servicio y confiable

 
Antes de implementar los comprobantes electrónicos, es importante evaluar las opciones que existen, en este caso; los proveedores o mejor conocido como PSE. Existen cientos de proveedores que ofrecen el servicio de facturación electrónica, con distintas plataformas y a bajo costo.
 
Pero, antes de decidir por uno, lo primero que debes verificar es si  se encuentra en el padrón de proveedores de servicios electrónicos.
De esta forma, garantizas que este autorizado para brindarte el servicio y certificado con la norma ISO 27001; requisito establecido por SUNAT para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
 
En caso de que no este el padrón, existe incertidumbre de como almacena su información y que posiblemente su servicio no este regulado al 100 % como lo establece SUNAT para los PSE.
 

¿Puedo emitir comprobantes manuales?

si bien es cierto, esta normativa de emitir comprobantes electrónicos es obligatoria, pero; también es flexible ante eventos fortuitos que puedan ocurrir. Y en estos casos se puede hacer uso de los comprobantes manuales. A continuación te explicamos en que situaciones puedes utilizar tus comprobantes físicos:

  • Fallas de energía eléctrica que te impida operar correctamente en local o zona. 
  • Falta de cobertura o conexión a internet por tu proveedor. 
  • Accidentes, desastres naturales, incendio, tormentas o eventos sísmicos que afecten al negocio.
Solo ante cualquiera de estas situaciones que te impidan emitir electrónicamente, podrás utilizar comprobantes físicos. Esto será posible siempre y cuando, cumpla con el registro que solicita SUNAT de las series de contingencia. Estos documentos manuales, deben ser regularizados dentro de los 7 días calendario a partir de su emisión, como lo establece SUNAT.
También debes considerar que solo podrás emitir un máximo equivalente a un 10% de comprobantes electrónicos emitidos a SUNAT.
 

¿En que se beneficia mi negocio si contrato un sistema de facturación electrónica?

Existen múltiples ventajas y beneficios para tu empresa al emitir facturas y boletas electrónicas. te mencionamos algunos:
 
  • Reducción de costos por menos uso de papel.
  • Información de tus ventas disponible en cualquier momento.
  • Reducción de errores y pérdidas de comprobantes.
  • Mejora el clima laboral, a reducir el estrés de manejar tanta información física.
  • Automatizar tus procesos de ventas y compras.
  • Aprovechar herramientas financieras; como el factoring.

Los beneficios que traen este sistema son muchos, y permiten llevar a tu empresa a la transformación digital.

Recomendaciones para una migración a facturación electrónica  efectiva

Además,  para que el proceso de migración se realice de forma fácil y rápida debe seguir las siguientes recomendaciones.

  • Hardware de Calidad

Es de suponer que un buen equipo  de computación, es de mucha ayuda al momento de archivar y generar cualquier documento de la empresa. El equipo no necesita ser de última generación pero debe tener suficiente capacidad de almacenamiento con el fin de que no genere retrasos  al momento de la facturación electrónica.

  • Internet estable

La conexión a internet debe ser estable para que la verificación de documentos sea efectiva, ya que, una falla de desconexión puede retrasar los procesos de  facturación electrónica.

  • Previsión en la migración

La migración es un proceso que se tarda entre 30 a 45 días por lo que no se debe esperar hasta la fecha límite para iniciarlo.

  • Contratar un Proveedor de Servicios Electrónicos

La facturación electrónica se puede hacer desde el portal del SUNAT, sin embargo, las empresas pueden contratar un PSE para aliviar la carga de trabajo. Para esto es necesario que identifique la empresa que más se adapte a sus necesidades y exigencias.

¿Tienes dudas? Conversemos.

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